Czy urząd może udostępnić nasze dane? Sprawdź, jakie masz prawa

Podajemy numer telefonu przy zapisie dziecka na zajęcia, przekazujemy dokumenty w urzędzie, zapisujemy się na wydarzenie organizowane przez gminę. Co później dzieje się z naszymi danymi? Kto może z nich korzystać i czy mamy prawo żądać ich usunięcia?

Nasze dane są wszędzie

Imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu czy PESEL. Przekazujemy te informacje niemal codziennie, często nie zastanawiając się, co się z nimi później dzieje.

Tymczasem każda instytucja, organizacja czy firma, która przetwarza dane osobowe, musi przestrzegać określonych zasad.

Prawo do ochrony danych osobowych zostało zapisane również w artykule 8 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej.

Oznacza to, że ochrona naszych danych jest nie tylko kwestią dobrych praktyk, ale jednym z praw podstawowych.

Czy urząd może przekazać nasze dane innym osobom?

Wyobraźmy sobie sytuację: mieszkaniec składa wniosek o pomoc finansową albo dofinansowanie inwestycji. W dokumentach znajdują się informacje o jego dochodach, sytuacji rodzinnej czy stanie zdrowia.

Czy pracownik urzędu może przekazać te informacje innym mieszkańcom?

Co do zasady nie. Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie informacje znajdujące się w urzędzie są poufne. Niektóre dane mogą podlegać udostępnieniu na podstawie przepisów o dostępie do informacji publicznej.

Każdą taką sytuację należy oceniać z uwzględnieniem zarówno prawa do informacji, jak i ochrony prywatności.

Czy organizator wydarzenia może wykorzystać nasz numer telefonu?

Zapisujemy dziecko na warsztaty albo zgłaszamy udział w lokalnym wydarzeniu. Organizator prosi o numer telefonu, aby przekazać informacje organizacyjne.

Czy może później wykorzystywać ten numer do przesyłania reklam?

Nie automatycznie.

Dane zebrane w jednym celu nie mogą być dowolnie wykorzystywane do innych celów. Wysyłanie informacji marketingowych wymaga spełnienia dodatkowych warunków prawnych, w tym odpowiedniej zgody, gdy jest ona wymagana.

Warto więc sprawdzać, na co wyrażamy zgodę podczas wypełniania formularzy.

Czy możemy zażądać usunięcia swoich danych?

Tak, ale nie w każdej sytuacji.

RODO przewiduje prawo do usunięcia danych, nazywane czasem „prawem do bycia zapomnianym”.

Jeżeli jednak urząd ma ustawowy obowiązek przechowywania dokumentacji przez określony czas, nie musi usuwać danych tylko dlatego, że mieszkaniec o to poprosi.

Możemy natomiast żądać informacji o przetwarzaniu naszych danych oraz ich poprawienia, jeżeli są nieprawidłowe.

Co zrobić, gdy nasze dane zostały niewłaściwie wykorzystane?

Pierwszym krokiem może być kontakt z instytucją lub firmą odpowiedzialną za przetwarzanie danych.

Możemy zapytać, dlaczego nasze dane zostały wykorzystane, na jakiej podstawie i komu je udostępniono.

Jeżeli odpowiedź nie wyjaśnia sytuacji, mamy możliwość złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Warto pamiętać: nasze dane osobowe nie stają się własnością instytucji tylko dlatego, że przekazaliśmy je podczas załatwiania sprawy.

Prawo do prywatności obowiązuje również w małych społecznościach, gdzie mieszkańcy często dobrze się znają.

A może właśnie tutaj szczególnie warto o nim pamiętać?

Podstawa prawna: art. 7 i 8 Karty praw podstawowych UE, rozporządzenie RODO (UE) 2016/679.